Gelangensbestätigung - der rechtliche Hintergrund

Lieferungen in EU-Mitgliedsstaaten sind unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Voraussetzung ist unter anderem der Nachweis, dass die Ware tatsächlich zu einem Empfänger in einen anderen EU-Staat gelangt ist. Kann das sogenannte Gelangen in einem anderen EU-Staat nicht mit den von der Finanzbehörde anerkannten Belegen nachgewiesen werden, so ist unter Umständen die Umsatzsteuer in voller Höhe nach zu entrichten, was wiederum ein erhebliches Geschäftsrisiko darstellt.

Dokumente

Z-GBS® - Die Gelangensbestätigung

Automatisierte Erstellung und Versendung der Gelangensbestätigung, integriertes Mahnwesen und weitere Funktionalitäten ermöglichen Ihnen effiziente Geschäftsprozesse beim Warenversand innerhalb der EU.

Gelangensbestätigung einfach erhalten

Aufgrund der Rechnungs-/Lieferscheindaten wird automatisch eine Gelangensbestätigung erzeugt. Eine manuelle Erfassung ist ebenfalls möglich. Der Versand erfolgt automatisiert per E-Mail, Link zum Portal oder per Post und Rückläufer werden ebenfalls automatisiert erfasst. Zusätzlich ist eine Prüfung der USt-IdNr. möglich.

Vorteile und Nutzen in der Praxis

Durch den Einsatz unserer Softwarelösung zur Gelangensbestätigung werden viele in der Praxis üblichen manuelle Arbeitsschritte von einer Software abgenommen und überwacht, wie etwa der Versand von Gelangensbestätigungen und das Mahnen von ausstehenden Bestätigungen. Durch zusätzliche Funktionserweiterungen wird der Automatisierungsgrad erhöht und der manuelle Aufwand wird deutlich verringert, wodurch ein noch effizienteres Arbeiten möglich wird.

Die Nachweise des Gelangens werden gesetzeskonform erstellt und werden sicher archiviert. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzministerium sind Sie somit auf der sicheren Seite.

Z-GBS® live im Webinar

Melden Sie sich jetzt für ein Webinar an und erleben Sie unsere Softwarelösung Z-GBS live an Ihrem Bildschirm

Technische Highlights

Flexible Schnittstellen zu Vorsystemen

Durch CSV, XML und Webservice Schnittstellen können die Daten aus einem Vorsystem entnommen werden. Zusätzlich ist in der Schnittstelle eine Logik integriert wodurch weitere Funktionen, wie das automatisierte Erzeugen von Sammelbestätigungen erst möglich werden. Die Schnittstellen-Logik kann speziell auf Ihren Anwendungsfall bezogen erweitert werden, um ein noch effizienteres Arbeiten zu ermöglichen.

Upgrade auf automatisierte Funktionen

Es können Lieferungen/Einzelbestätigungen automatisiert zu Sammelbestätigungen zusammengefasst und versendet werden. Der Versandzeitpunkt dieser Sammelbestätigungen ist individuell definierbar. Durch eine Mehrfachselektion kann ein Alternativnachweis mehreren Lieferungen/Einzelbestätigungen gleichzeitig zugeordnet werden.

Der Versand der Gelangensbestätigung erfolgt auf Wunsch immer an einen fest hinterlegten Empfänger in den Stammdaten. Dafür werden die per Schnittstelle übermittelten Empfängerdaten mit den Stammdaten abgeglichen und gepflegt.

Mehrsprachige Nachrichtenvorlagen automatisch auswählbar

Über die Schnittstellen kann eine Sprachkennung übermittelt werden um anschließend automatisch die richtige Sprachen des Empfängers aus den Nachrichtenvorlagen auszuwählen.

Alternativnachweise einpflegbar

Dokumente wie etwa ein CMR Frachtbrief können als Alternativnachweise des Gelangens in die Software eingepflegt werden, damit alles an einer Stelle dokumentiert ist.

Frachtführerabwicklung per Kurier-Express-Paket-Dienst (KEP)

Die Abwicklung der Gelangensbestätigung per Frachtführer/Paketdienstleister verläuft voll automatisiert. Die Daten aus dem Vorsystem werden an das Z-GBS-System übergeben und gegen die bestehenden Frachtführerdaten (Sendungsverfolgung) abgeglichen. Der direkte Abgleich der Frachtführerdaten per WebService (Global Tracking) ist möglich. Das Track & Trace-Protokoll wird automatisch und dauerhaft abgespeichert. Dieses wird vom Gesetzgeber als gültiger Nachweis anerkannt.

Integriertes und automatisiertes Mahnwesen

Die Software mahnt automatisch offene Gelangensbestätigungen an. Nach wie vielen Tagen die Mahnung erfolgt und wie viele Mahnstufen es geben soll, kann vom Benutzer definiert werden. Zudem ist es möglich, dass ab einer bestimmten Mahnstufe die Nachricht über ein anderes Verfahren, bsp. per Brief, übermittelt wird

Als ASP/Cloud und Inhouse Lösung verfügbar

Als ASP/Cloud oder Inhouse-Lösung verfügbar

Interesse geweckt?
Unser Team steht Ihnen für Fragen gern zur Verfügung.
Rufen Sie uns hierzu an oder senden Sie uns eine Anfrage über das Kontaktformular:
Telefon: +49 5032 9656 0

Kennen Sie schon die Sendungsverfolgung Shiptrack.com®?

Ob im Shiptrack-Portal oder eingebunden in Ihre ERP oder Ihren Webshop - mit Shiptrack.com® wissen Sie immer wo Ihre Sendungen sind.