Gelangensbestätigung - der rechtliche Hintergrund

Lieferungen in EU-Mitgliedsstaaten sind unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Voraussetzung ist unter anderem der Nachweis, dass die Ware tatsächlich zu einem Empfänger in einen anderen EU-Staat gelangt ist. Kann das sogenannte Gelangen in einen anderen EU-Staat nicht mit den von der Finanzbehörde anerkannten Belegen nachgewiesen werden, so ist unter Umständen die Umsatzsteuer in voller Höhe nach zu entrichten, was wiederum ein erhebliches Geschäftsrisiko darstellt.

Dokumente

Z-GBS® - Die Gelangensbestätigung

Automatisierte Erstellung und Versendung der Gelangensbestätigung, integriertes Mahnwesen und weitere Funktionalitäten ermöglichen Ihnen effiziente Geschäftsprozesse beim Warenversand innerhalb der EU.

Gelangensbestätigung einfach erhalten

Aufgrund der Rechnungs-/Lieferscheindaten wird automatisch eine Gelangensbestätigung erzeugt. Eine manuelle Erfassung ist ebenfalls möglich. Der Versand erfolgt automatisiert per per E-Mail, Link zum Portal oder per Post und Rückläufer werden ebenfalls automatisiert erfasst. Zusätzlich ist eine Prüfung der USt-IdNr. möglich.

Vorteile und Nutzen in der Praxis

Durch den Einsatz unserer Softwarelösung zur Gelangensbestätigung werden viele in der Praxis üblichen manuelle Arbeitsschritte von einer Software abgenommen und überwacht, wie etwa der Versand von Gelangensbestätigungen und das Mahnen von ausstehenden Bestätigungen. Durch zusätzliche Funktionserweiterungen wird der Automatisierungsgrad erhöht und der manuelle Aufwand wird deutlich verringert, wodurch ein noch effizienteres Arbeiten möglich wird.

Die Nachweise des Gelangens werden gesetzeskonform erstellt und werden sicher archiviert. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzministerium sind Sie somit auf der sicheren Seite.

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Technische Highlights

Flexible Schnittstellen zu Vorsystemen

Durch CSV, XML und Webservice Schnittstellen können die Daten aus einem Vorsystem entnommen werden. Zusätzlich ist in der Schnittstelle eine Logik integriert wodurch weitere Funktionen, wie das automatisierte Erzeugen von Sammelbestätigungen erst möglich werden. Die Schnittstellen-Logik kann speziell auf Ihren Anwendungsfall bezogen erweitert werden, um ein noch effizienteres Arbeiten zu ermöglichen.

Upgrade auf automatisierte Funktionen

Es können Lieferungen/Einzelbestätigungen automatisiert zu Sammelbestätigungen zusammengefasst und versendet werden. Der Versandzeitpunkt dieser Sammelbestätigungen ist individuell definierbar. Durch eine Mehrfachselektion kann ein Alternativnachweis mehreren Lieferungen/Einzelbestätigungen gleichzeitig zugeordnet werden.

Der Versand der Gelangensbestätigung erfolgt auf Wunsch immer an einen fest hinterlegten Empfänger in den Stammdaten. Dafür werden die per Schnittstelle übermittelt Empfängerdaten mit den Stammdaten abgeglichen und gepflegt.

Mehrsprachige Nachrichtenvorlagen automatisch auswählbar

Über die Schnittstellen kann eine Sprachkennung übermittelt werden um anschließend automatisch die richtige Sprachen des Empfängers aus den Nachrichtenvorlagen auszuwählen.

Alternativnachweise einpflegbar

Dokumente wie etwa ein CMR Frachtbrief können als Alternativnachweise des Gelangens in die Software eingepflegt werden, damit alles an einer Stelle dokumentiert ist.

Trackingdaten der Frachtführer automatisiert einlesen und verarbeiten

Sendungen, dessen Gelangen per Tracking nachgewiesen werden kann, werden sobald die Trackingdaten vorliegen in der Software anhand dieser Daten als zugestellt nachgewiesen. Damit diese Trackingdaten den Datengehalt einer Gelangensbestätigung haben, werde diese mit Daten aus dem Vorsystem angereichert.

Integriertes und automatisiertes Mahnwesen

Die Software mahnt automatisch offene Gelangensbestätigungen an. Nach wie vielen Tagen die Mahnung erfolgt und wie viele Mahnstufen es geben soll, kann vom Benutzer definiert werden. Zudem ist es möglich, dass ab einer bestimmten Mahnstufe die Nachricht über ein anderes Verfahren, bsp. per Brief, übermittelt wird

Als ASP/Cloud und Inhouse Lösung verfügbar

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